Capítulo XX

Compañías (Garantías de Fabricante)

Este módulo está pensado especialmente para los servicios técnicos autorizados de las diferentes marcas (Ej.: Pioneer, Sony, Aiwa, Samsung, Toshiba, etc.). Desde aquí podremos ingresar las empresas para las cuales realizamos reparaciones de productos en garantía, podremos establecer las tarifas por la reparación de los equipos separando los mismos según tipo y lo más importante, habilitaremos el Sistema de Reembolsos para todas las empresas que carguemos aquí, por lo cual tendremos pleno dominio de los pagos por las reparaciones de productos en garantía.

Predeterminadamente en el sistema viene configurada solamente nuestra empresa, podremos ver la misma también en este módulo, ya que efectivamente se trata de una de las compañías para las que trabajamos, la nuestra, que estará configurada para permitir solo el ingreso de equipos directos (fuera de garantía).

Para acceder al módulo de Compañías deberemos entrar al sistema SAT con una clave de configuración e ir a la opción Archivos -; Compañías (Garantías de Fabricante) del menú principal del sistema SAT (ver Figura XX-1).

compania

Figura XX-1 Compañías

Los datos que encontraremos en esta ventana son:

Solapa Personales: En esta página encontraremos los datos básicos de la compañía, domicilio, teléfonos, etc.

Código: Es un código de tres letras que identifica a la compañía, por ejemplo, SAR (Sony Argentina), PIO (Pioneer), SAM (Samsung), TSH (Toshiba), etc. No utilicemos espacios, de ser necesario pongamos un guión -; o _ como separador.

Razón: Aquí debe ir el nombre de la empresa.

Servicios en Garantía: Este cuadro debe marcarse solo si somos servicio técnico oficial de la empresa que estamos cargando. En caso de tratarse de nuestra empresa esta casilla deberá permanecer desmarcada.

Empresa Utilizada: Es la empresa de soporte, la marca que el sistema tomará como predeterminada al cargar un equipo de esta compañía. Por ejemplo si en Razón pusimos Sony Argentina, aquí irá Sony. Si se trata de nuestra empresa pondremos la marca más frecuentemente empleada.

Si la marca que necesitamos colocar no aparece al desplegar este cuadro mediante un clic de Mouse, vayamos a la opción Archivos -; Marcas del menú principal del sistema SAT, carguémosla, y volvamos a intentar la operación.

Contacto Principal: Nombre del contacto principal dentro de la compañía. Además en la solapa Contactos, podremos agregar todos los contactos adicionales que deseemos.

Domicilio, Provincia o Estado, Localidad, Código Postal: Datos del domicilio de la compañía. Podremos acceder a las bases de datos correspondientes a cada campo, mediante los botones ubicados a la derecha de cada uno de ellos. También podremos desplegar los controles y seleccionar un elemento directamente de la lista.

CUIT: Número de identificación tributaria de la compañía. Según el país, esta denominación puede cambiar.

Relación IVA: Relación frente al IVA de la compañía (la sigla IVA puede cambiar según el régimen tributario del país).

Teléfono: Teléfono para contactarnos con la compañía. Con el botón de la derecha podremos marcar el número telefónico indicado.

Fax: Número de fax de la compañía. Con el botón de la derecha podremos marcar el número telefónico indicado.

Teléfono Móvil: Número de teléfono celular de la persona encargada.

Instant Messenger: Dirección del sistema de mensajería instantánea, MSN® Messenger®, Yahoo® Messenger®, ICQ®, etc. El sistema SAT es totalmente compatible con Windows Live Messenger®, por lo cual, si hemos puesto la dirección de Messenger del cliente y tenemos nuestro Messenger abierto, podremos iniciar una conversación con el cliente con solo oprimir el botón [] ubicado a la derecha de este mismo cuadro. Es posible hablar con los clientes aunque los mismos no estén en nuestra lista de contactos, sin embargo, si deseamos agregarlo a la lista, podemos hacerlo presionando el botón secundario del mouse sobre el botón anteriormente mencionado.

E-mail: Dirección de correo electrónico de nuestro contacto dentro de la compañía. Mediante el botón de la derecha podremos enviar un e-mail a la compañía actualmente seleccionada, siempre y cuando tengamos Outlook® instalado en nuestro equipo.

Página Web: Web site de la compañía. El botón de la derecha nos permitirá visitar la página de la compañía indicada.

Utilizar la Siguiente Tabla de Códigos ISIS: Asigna una tabla de códigos ISIS para ser utilizada al momento del cierre de las reparaciones cargadas para esta compañía. Vea el Capítulo XXXIII si desea saber cómo crear o modificar tablas de códigos ISIS.

Solapa Contactos: Aquí se nos permitirá asignar, desde nuestro archivo de contactos, todos los contactos relacionados con la compañía seleccionada. En la parte inferior contamos con los siguientes botones:

[Agregar]: Permite añadir un contacto directamente desde nuestro archivo de contactos. Al Abrirse el archivo debemos buscar el contacto deseado y luego presionar la tecla [Volver] para regresar al archivo de compañías devolviendo el contacto seleccionado.

[Eliminar]: Elimina uno de los contactos ya ingresados. Simplemente seleccionémoslo de la lista y presionemos este botón. El contacto solo se quitará de la ficha de la compañía seleccionada, pero no se eliminará del archivo de contactos, ya que puede estar relacionado con otros registros del sistema.

[Ir a la Ficha]: Abre la ficha del contacto seleccionado para consultar los datos de domicilio, teléfonos, etc. El mismo efecto se obtiene si hacemos doble clic sobre uno de los contactos de la lista.

[Destacado]: Pinta de color rojizo el contacto actualmente seleccionado, esta es una forma de marcar los contactos más relevantes. El uso de esta herramienta no tiene un fin específico, podemos usarla como recordatorio para dar un tratamiento especial a cada contacto o darle la utilidad que deseemos.

Solapa Tarifas: En este espacio se nos permitirá ingresar o consultar las tarifas por las reparaciones de equipos en garantía. Aquí podremos ver la lista de tarifas cargadas para la actual compañía, en la parte inferior tenemos los botones que nos permitirán hacer cambios en la tabla:

[Nuevo]: Permite el ingreso de un nuevo registro en la tabla de tarifas. Al presionar este botón se pondrá automáticamente en la primer columna el código de la compañía seleccionada, en la segunda columna deberemos indicar el tipo de equipo al que corresponde la tarifa a cargar (generalmente aquí va el modelo del equipo en forma parcial para agruparlos), en la tercer columna debemos ingresar una descripción del equipo (Ej. Minicomponente, Proyector, Televisor Color, etc.), y en la cuarta columna colocaremos el importe por la reparación.

[Eliminar]: Elimina el registro en el cual nos encontramos posicionados.

La carga de las tarifas es un paso muy importante, ya que al ingresar un equipo en garantía al sistema, se solicitará este dato para el posterior reembolso de la reparación.

Solapa Notas: Este espacio está reservado para que podamos colocar cualquier otro dato necesario que no se haya contemplado en el archivo.

Solapa Datos Bancarios: Esta página presenta los datos bancarios de la compañía actualmente seleccionada.

Entidad: Nombre del Banco. Para seleccionar un banco previamente cargado en el sistema, podemos presionar la flecha de la derecha y abrir la lista de bancos.

Sucursal: Número de sucursal. Este dato es de solo lectura, para cambiar el mismo deberemos modificarlo directamente en nuestro listado de bancos.

Localidad: Localidad donde se encuentra. Este dato es de solo lectura, para cambiar el mismo deberemos modificarlo directamente en nuestro listado de bancos.

Domicilio: Dirección completa. Este dato es de solo lectura, para cambiar el mismo deberemos modificarlo directamente en nuestro listado de bancos.

Nº de Cuenta: Nº de cuenta que la compañía tiene en dicha entidad.

Notas: Aquí podemos colocar cualquier otro dato útil.

Solapa Gráfico: En esta página se presenta un gráfico que muestra las cantidades de equipos ingresados y retirados en un determinado periodo de tiempo, pertenecientes a la compañía actualmente seleccionada.

Cuando seleccionemos la solapa GRÁFICO y entremos por primera vez, automáticamente se mostrará un gráfico en forma de columnas 3D con los datos de la última semana, pero utilizando los controles de la parte inferior de la ventana podremos cambiar el período y el tipo de gráfico para que se nos muestre la información tal cual la necesitamos.

Podremos elegir entre una gran variedad de tipos de gráficos:

· Columnas 3D

· Áreas 3D

· Torta 3D

· Líneas 3D

· Columnas

· Columnas Apiladas

· Barras

· Barras Apiladas

· Torta

· Líneas

· Rosca

· Radial

· Dispersión

Los gráficos pueden estar basados en los siguientes períodos:

· Última Semana

· Última Quincena

· Último Mes

· Último Trimestre

· Último Año

· Últimos Años

Los gráficos se actualizan automáticamente con solo cambiar el tipo de gráfico o el periodo.

La flecha verde [], ubicada a la derecha del cuadro de selección de tipo de gráfico, nos enviará a la ventana de edición avanzada, en la cual podremos realizar una gran variedad de tareas sobre el gráfico que hemos creado:

· Agregar filas y columnas

· Copias los datos

· Seleccionar gráficos avanzados

· Cambiar fuentes y colores

· Copiar el gráfico y pegarlo en un documento Word®, Excel®, Paint®, etc.

· Imprimir desde Word®, Excel®, Paint®, etc.

Con el botón [Excel], ubicado en la parte inferior de la ventana, podremos enviar los datos del gráfico obtenido a Excel®.

La casilla Mostrar Leyenda, presentará en pantalla una lista de los colores utilizados en el gráfico y que representa cada uno de ellos.

Solapa Sistema: Desde aquí podremos personalizar varios ajustes que tendrán efecto solo cuando una orden de servicio técnico se cargue bajo la compañía indicada.

El campo "Utilizar la Siguiente Tabla de Códigos ISIS", permite asignar a la compañía una tabla de códigos de defectos y soluciones personalizada o adaptada a la empresa. Estas tablas son generalmente proporcionadas por las empresas fabricantes (aunque existen tablas estandarizadas), las mismas son utilizadas para identificar rápidamente el problema presentado en una reparación y la solución que se aplicó en el taller. Obtendremos mayor información consultando el Capítulo XXXI de este mismo manual.

Reportes Exclusivos: En esta solapa podremos indicar al sistema que utiliza reportes personalizados cuando estemos trabajando con las órdenes de una determinada compañía. Para poder elegir estos reportes, los mismos deben haber sido definidos previamente en el editor de reportes de impresión (ver Capítulo XXXI).

Texto Presupuestos: Desde esta solapa podremos hacer que los presupuestos se entreguen en formato de texto en lugar de usar la hoja de presupuestos que emite el sistema. Para ello deberemos haber marcado la opción "Imprimir presupuestos con este estilo" que se encuentra en la parte inferior. También podemos enviar el texto a Word® para realizar cambios de último momento antes de imprimirlo.

Dentro del texto creado podremos utilizar las mismas etiquetas que usamos en el editor de moldes de correo (ver Capítulo XXXIII).

Texto Canjes: Aquí podremos crear un archivo de texto que podrá ser impreso cuando entreguemos un equipo en canje. Al igual que en la solapa anterior, aquí también podremos utilizar etiquetas.

Modificar las Compañías

En la parte superior de la ventana Compañías tenemos la barra de opciones, mediante la misma podremos modificar las diferentes compañías que tengamos cargadas, agregar nuevas y/o borrar alguna de ser necesario.

Las opciones del menú son las siguientes:

[Buscar]: Busca en nuestra base de datos una compañía, podremos buscar los registros por: razón, dirección, localidad, teléfono, móvil, CUIT, código, contacto principal e ID.

[Nuevo]: Muestra una ficha nueva en la cual podremos cargar una nueva compañía. Cuando completemos los datos recordemos guardar los mismos mediante el botón [Grabar], también podemos interrumpir el ingreso con el botón [Cancelar] en caso de ser necesario.

[Borrar]: Permite darle de baja a la compañía seleccionada. Tengamos especial cuidado al borrar compañías, verifiquemos no haber cargado órdenes de servicio para esta compañía ni tener reembolsos pendientes.

[Modificar]: Habilita el modo edición, el cual nos permitirá realizar cambios en la ficha de la compañía actualmente seleccionada. Recordemos grabar los cambios con el botón [Grabar] antes de salir. No cambiemos el código de la compañía si ya hemos ingresado órdenes de reparación para la misma.

[Siguiente] y [Anterior]: Estos botones nos permiten navegar en la ventana de compañías para buscar una ficha específica, ya sea para su consulta o para su modificación. Recordemos también que podemos seleccionar una compañía directamente desplegando el cuadro Razón mediante la flecha de la derecha y seleccionándola de la lista.

[Exportar]: Crea un archivo Excel® con los datos de nuestras compañías.

Si hemos realizado cambios, es posible que debamos reiniciar el sistema SAT para que los mismos tengan efecto.