Capítulo V
Seguimiento del Equipo Dentro y Fuera del Taller
En la parte superior de la ventana principal del sistema de servicios, en la barra de opciones, encontraremos un botón rotulado [
Logística], mediante el cual abriremos la ventana principal del modulo de logística, aquí se llevarán a cabo todos los controles de los equipos ingresados dentro y fuera de nuestro taller y se asignarán los diferentes estados por los que vayan pasando desde el ingreso hasta la entrega.
Los botones/solapas de la columna izquierda del menú de logística, indican las diferentes etapas por las cuales irá pasando el equipo, los botones se habilitarán a medida que la reparación avance.
Veamos una breve descripción de la función que cumple cada botón/solapa antes de explicar en detalle la aplicación de cada uno de ellos:
Alta: Se presentan los datos del alta del equipo solo a nivel informativo.
Anticipo: Permite el cobro de anticipo por revisión de equipo.
Asignar: Asignación del técnico o taller que intervendrá el equipo.
Cotización: Determina los costos de la reparación a realizar.
Presupuesto: Presupuestos, manejo de anticipos por reparación de equipos directos.
Fin: Fin de la reparación. Puesta del equipo a prueba.
Cierre: Equipo reparado y probado.
Aviso: Aviso de reparación terminada.
Entrega: Entrega del equipo y facturación del servicio.
El botón [Alta] del menú de logística presenta una serie de datos básicos obtenidos al momento de la carga del equipo (ver Figura V-1), los mismos no pueden ser modificados ya que son parte de una serie de datos que recolecta el sistema en forma automática con el fin de dejar bien documentado cada estado.
Figura V-1 Alta del equipo
Los datos presentados aquí son los siguientes:
Usuario: Nombre del usuario que le dio ingreso al equipo.
Fecha y Hora: Fecha y hora de alta del equipo.
Nota: Una nota ingresada por recepción al momento del ingreso del equipo.
Observemos que el siguiente botón del menú [Asignar] se muestra con letras rojas, esto indica que será el próximo paso que deberemos realizar.
Cualquier otro botón habilitado del menú podrá ser utilizado luego de entrar a ésta o cualquier otra ventana desplegada dentro de la ventana de logística. Las acciones realizadas en dichas ventanas serán anuladas en forma automática en caso de que cambiemos a otra opción del menú sin fijar el estado (esto se entenderá mejor cuando veamos las siguientes ventanas del menú de logística).
Cobro Anticipado de la Revisión y el Diagnóstico
El botón [Anticipo] es de uso opcional, mediante el mismo es posible emitir una factura previa a la reparación con un importe preestablecido que actuará como compromiso departe del cliente. El cobro por revisión o diagnóstico es una práctica muy utilizada en los talleres y pretende cubrir el monto de mano de obra y el tiempo empleado en revisar un equipo. Teniendo en cuenta que hemos dedicado tiempo a la revisión de un equipo para poder entregar al cliente un presupuesto acorde, es necesario asegurarnos de que nuestro trabajo sea valorado y la forma de asegurarnos esto es solicitando el pago anticipado.
En la ventana presentada (ver Figura V-2) encontraremos los siguientes campos:
Usuario: Es el nombre del usuario que toma el anticipo de la reparación.
Fecha y Hora: Fecha y hora en que se toma el anticipo (solo a modo informativo).
Anticipo: El importe del anticipo que dejará el cliente.
Condición de Venta: Una de las siguientes condiciones: Contado Efectivo, Cuenta Corriente, Tarjeta de Crédito, Cheque, Dólares, Tarjeta de Débito.
IVA: Relación frente al IVA del cliente (dependiendo del país la denominación IVA puede cambiar).
Punto de Venta: El punto de venta desde el cual se emite la factura.
Nº de Factura: El número de factura a imprimir.
Nota: Cualquier otro dato de importancia que desee recordar.
Notas de la Factura: Son las notas que aparecerán al pie de la factura.
Figura V-2 Cobro anticipado de la revisión y el diagnostico
Habiendo completado todos los datos procederemos a fijar el estado, lo haremos mediante el botón [
Fijar Estado], al realizar esta acción se nos pedirá confirmación para imprimir la factura del anticipo, verifiquemos que la misma tenga el número que se indicó anteriormente.
Con el botón [
Imprimir] podremos imprimir una copia de la factura en cualquier momento, por lo cual si tuvimos algún problema al imprimir la factura podremos utilizar esta herramienta para repetir la operación.
Asignar Técnico o Taller a la Reparación
El botón [Asignar] del menú de logística nos permitirá ingresar el nombre del técnico o taller que se encargará de la reparación del equipo.
Figura V-3 Asignar técnico o derivar reparación a taller
Los datos a completar en la ventana de asignación (ver Figura V-3) serán los siguientes:
Técnico / Taller: Nombre del técnico o taller que intervendrá el equipo. Para ingresar nuevos técnicos o talleres vayamos a Archivos -; Técnicos en el menú principal del sistema. El botón [
] ubicado a la derecha se utiliza para reasignar un técnico sin cambiar el estado actual de la reparación (esto solo debe hacerse si la reparación actual ya fue asignada a un técnico anteriormente).
Fecha y Hora: Fecha y hora en que se asigna el técnico.
Nota: Lugar reservado para colocar cualquier otro dato de importancia.
Una vez completados los datos correctamente podremos grabar los mismos mediante el botón [Fijar Estado], al realizar esta acción estaremos colocando el equipo en uno de los dos siguientes estados posibles (EN REVISIÓN o ENVIADO A TERCERO dependiendo de si la reparación se asignó a un técnico o a un taller externo).
Al asignar el técnico o taller y fijar el estado de la reparación, se le pedirá confirmación para imprimir una copia de la orden de reparación para ser utilizada en taller. Podremos imprimir la orden en este momento, o hacerlo más tarde mediante el botón [Imprimir] ubicado en esta misma ventana. El nombre del técnico asignado se plasmará en orden impresa.
El siguiente botón habilitado por el sistema al fijar el estado será [Cotización], la funcionalidad del mismo se explicará a continuación.
Mediante el botón [Cotización] del menú de logística, ingresaremos al módulo de cotizaciones (ver Figura V-4), en el cual podremos asignar los repuestos necesarios para completar la reparación y cargar los conceptos e importes de la mano de obra (solo en caso de tratarse de servicios directos "fuera de garantía").
Figura V-4 Cotización de la Reparación
Los elementos encontrados en esta ventana son los siguientes:
Técnico / Taller: Este campo se completará con el nombre del técnico asignado a la reparación una vez que la cotización esté lista y se fije el estado.
Fecha y Hora: Guarda la fecha y hora en la cual se ha fijado el estado actual.
El resto de los datos se presenta en varias solapas para su mejor visualización:
Solapa Importe: Aquí se presentan los diferentes importes que conforman el costo total de la reparación.
Mano de Obra: Es el valor total de los conceptos por mano de obra. Si estamos trabajando con un equipo directo, este dato puede ser completado manualmente o ingresando reparaciones en la solapa "Reparación Detallada". Por el contrario, si el equipo está en garantía, la mano de obra será asignada desde la tabla de tarifas de la empresa que realizará los reembolsos (esto se establecerá al momento de la carga de la orden de reparación).
Repuestos: Es el importe total de los repuestos a utilizar en el equipo. Cada uno de los repuestos necesarios para la reparación deberá ser cargado desde la solapa "Partes" y con su valor correspondiente. Este dato no puede ser cambiado de forma manual.
Recargo: Si es necesario ingresar un valor adicional al costo de la reparación puede ser incorporado en este campo.
Anticipo 1: Aquí se presentará el monto del primer anticipo dejado por el cliente en parte de pago por la realización de la reparación (solo para talleres que tengan esta metodología de trabajo).
Anticipo 2: Este es el segundo anticipo dejado por el cliente. Esto se aplica solamente si necesitamos que los clientes dejen una parte del costo de la reparación para realizar nuestro trabajo
Descuento: Este campo podremos utilizarlo para ofrecer a nuestros clientes diferentes promociones, este monto puede ser ingresado manualmente.
Saldo: Esta es la suma de todos los conceptos antes mencionados y representa el monto adeudado por el cliente (recordemos que los anticipos y descuentos restan del valor original de la reparación).
Solapa Partes: Desde este lugar podremos agregar los componentes que necesitaremos para realizar la reparación.
Grilla de Repuestos: Esta grilla posee cuatro columnas en donde podremos ver los repuestos a pedir y los repuestos pedidos. Diferenciaremos los repuestos pedidos de los no pedidos por aparecer remarcados en color rojo. La columna Cant indica la cantidad de repuestos pedidos para el número de parte de la columna siguiente (columna Número de Parte), la columna P.Unitario indica el precio unitario del repuesto y la columna Total el importe total de los repuestos, al final de la grilla se mostrará el porcentaje de IVA aplicado a las partes.
Botón [
Agregar]: Despliega en pantalla el listado completo de partes de nuestro inventario. Desde aquí podremos localizar la parte deseada utilizando los diferentes métodos de búsqueda. Más adelante, en este mismo capítulo se ampliará este tema.
Botón [
Eliminar]: Si deseamos eliminar un repuesto previamente ingresado, debemos seleccionar el mismo posicionándonos en la grilla, luego presionemos el botón [Eliminar] para eliminar la parte. Tengamos en cuenta que solo podremos eliminar repuestos que estén en la lista pero que aún no se hayan pedido.
Solapa Reparación a Realizar: Aquí se debe ingresar la descripción de la reparación que se le realizará al equipo.
Equipo Pasado a Sin Garantía: Si durante la revisión de un equipo ingresado bajo garantía, descubrimos que el defecto presentado no está contemplado dentro de los términos establecidos, podremos marcar esta casilla para que el proceso de reparación continúe pero convirtiendo la orden actual a directa, perdiendo de esta manera los beneficios de la garantía.
Sin Defecto: Marquemos esta casilla si el equipo a reparar no presenta ningún defecto. Al fijar el estado con esta marca seleccionada se dará por finalizada la reparación.
No se Presupuesta: Si por algún motivo la reparación no se puede realizar, deberemos marcar esta casilla para indicar al sistema que omita los pasos siguientes y de por finalizada la reparación.
Canjear Por Unidad Nueva: En los casos en los cuales el fabricante determine que una unidad ingresada bajo garantía deba ser sustituida por una unidad nueva, deberemos marcar esta opción para omitir los siguientes pasos y notificar al sistema que debe solicitarnos los datos de la nueva unidad al momento de entregarla.
Botón [
Recursos Técnicos]: Ingresa a la base de modelos, desde donde se podrán obtener recursos técnicos sobre el equipo que se esté reparando. Esto incluye, descripción del equipo con número de chasis, acceso a base local y en Internet de defectos y soluciones, listado de componentes afines de nuestro inventario y manuales de servicio digitalizados.
Solapa Reparación Detallada: Muestra los conceptos de mano de obra que hemos ingresado desde la lista de tipos de reparaciones. Los botones ubicados en la parte inferior de la grilla de reparaciones detalladas, permite agregar nuevos conceptos de mano de obra, quitar, o consultar los mismos. Los importes de los conceptos de reparación que seleccionemos se sumarán al costo total de la mano de obra, no obstante, dicho importe puede ser modificado luego manualmente, pero se guardará un registro para futuras consultas. En el Capítulo XXIV de este mismo manual, se explica cómo agregar elementos a la lista para que luego puedan ser utilizados.
Solapa Defecto Encontrado: Aquí podremos ingresar el defecto encontrado en el equipo a reparar. Es muy importante ingresar el defecto siempre que sea posible, este dato junto con el ingresado en la solapa "Solución" irán armando automáticamente una base de datos de defectos y soluciones que luego podremos consultar ingresando a Archivos -; Modelos del menú principal del sistema SAT.
Solapa Solución: Aquí deberemos indicar cuál fue la solución al problema presentado en el equipo (Para mayor información sobre de la base de datos de problemas y soluciones, consulte el Capítulo XXIII de este mismo manual)
Botón [Ver Pedidos]: Muestra más detalles acerca de los repuestos pedidos.
Botón [Fijar Estado]: Este botón nos permitirá fijar el estado del equipo y continuar con la reparación.
Al presionar el botón [Fijar Estado] estaremos cambiando el estado del equipo a uno de los siguientes cuatro:
1) A Presupuestar: En caso de tratarse de un equipo directo, siempre se pasará presupuesto antes de pasar a otro estado. Los repuestos no se pedirán hasta la aceptación del mismo.
2) Listo Para Reparar: En caso de que la orden de reparación sea para cubrir una garantía y no se requiera pedir ningún repuesto.
3) Faltan Repuestos: En caso de que se hayan pedido repuestos y que la orden de reparación corresponda a un equipo en garantía. En este punto se han pedido automáticamente los repuestos y este estado permanecerá hasta que los repuestos lleguen, en ese momento el estado cambiará a Listo Para Reparar.
4) Falta Manual: En caso de que se haya pedido el manual de reparación.
Terminada la cotización y fijado el estado mediante el botón [Fijar Estado], estaremos frente al siguiente paso, el cual variará según el tipo de reparación a realizar. Para tratar todos los posibles casos veremos a continuación como es el manejo de los presupuestos y los anticipos, sin embargo, tengamos en cuenta que este paso solo se aplicará para los equipos directos (sin garantía).
Agregar Partes Requeridas al Presupuesto
Mediante el Botón [Agregar] ubicado en la solapa "Partes", podremos asignar las partes a reemplazar en el equipo y cargarlas al presupuesto actual. Una vez presionado dicho botón se desplegará en pantalla el listado completo de las partes, localicemos la parte deseada valiéndonos de las diferentes opciones de búsqueda y presionemos "Enter". Hecho esto, se presentará una nueva ventana (ver Figura V-5) con la siguiente información:
Cantidad: La cantidad de repuestos a pedir.
Falla de la Pieza: La falla que presenta la pieza, el motivo por el cual se cambiará.
Comentarios: Es un campo libre para colocar cualquier información extra. Predeterminadamente se completa con el número de orden de reparación.
Parte Con Garantía: Indica, en equipos sin garantía, que la parte sí tiene garantía, esto con la intención de no cobrar el repuesto al cliente.
Incluye CPU: Esto es muy específico al área de informática, indica que la parte a cambiar tiene incluida una CPU (Unidad Central de Proceso), lo que puede ser muy conveniente tener en cuenta por su alto costo (especialmente si el repuesto debe ser importado).
Proveedor: Es el proveedor al que solicitaremos el repuesto. Al cambiar el proveedor se nos presentarán los costos de los repuestos correspondientes al mismo.
Figura V-5 Agregar parte
Fecha de Costo: Es la fecha del último costo registrado para el repuesto y el proveedor actualmente seleccionado. Verifiquemos siempre que esta fecha no sea muy antigua para evitar pasar mal los costos y el presupuesto en general.
IVA: Es el porcentaje de impuesto aplicado a la pieza actualmente seleccionada. El sistema SAT trabaja con múltiples alícuotas, por lo cual este porcentaje variará según el repuesto seleccionado. La denominación IVA puede cambiar dependiendo del régimen impositivo del país donde estemos utilizando el sistema.
Precio: Es el costo del repuesto a pedir. Podemos ingresar el costo manualmente (si el mismo no está registrado aún en nuestra base de datos) o también podemos elegir entre utilizar precio de taller (ASC) o precio de venta al público (PVP), esto lo haremos mediante la flecha ubicada a la derecha.
Total: El costo total de los repuestos pedidos de este tipo. Este campo es de solo lectura.
Dólares: Indica si el precio actual está expresado en dólares. En realidad puede usted tener otro tipo de moneda configurado en lugar de dólares, por lo cual esta denominación podría cambiar. El sistema SAT trabaja con dos monedas al mismo tiempo, haciendo la conversión en los puntos en que esto se requiera.
Una vez ingresados todos los datos se debe presionar el botón [
Aceptar] para confirmar los mismos. La nueva parte será agregada al listado de repuestos requeridos y se sumará su costo al monto total de la reparación. Sin embargo las partes no serán descontadas del stock ni se generará un pedido hasta que el cliente acepte el presupuesto.
Notificar Presupuesto a Cliente
Si estamos trabajando con un equipo directo y fijamos el estado en el módulo de Cotización de la Reparación, habilitaremos el siguiente botón del menú de logística [Presupuestos]. Al presionar el mismo nos encontraremos frente a un submenú, al cual llamaremos en este manual MENÚ DE PRESUPUESTOS. La primera opción de dicho menú y la única que en principio estará habilitada, será [Notificar Presupuesto], botón con el cual se nos permitirá, entre otras cosas, asentar en sistema la fecha en que se pasó el presupuesto al cliente (ver Figura V-6).
Figura V-6 Notificar presupuesto
Los datos que deberemos completar son los siguientes:
Usuario Que Notifica: El nombre de la persona que informa el presupuesto al cliente.
Fecha y Hora: Fecha y Hora en que se da el aviso.
Nota: Cualquier otro dato de importancia, por ejemplo la persona que tomó el mensaje.
Notas al Pie del Presupuesto: Imprimirá éste texto al pié de la hoja de presupuestos. Completados todos los datos procederemos a fijar el estado con el botón [Fijar Estado], acción que nos llevará al siguiente estado PRESUPUESTADO, en el cual la reparación permanecerá inactiva hasta que el cliente abone el anticipo correspondiente, o bien se de por aceptado el presupuesto. Si deseamos entregar una hoja de presupuesto al cliente, podremos hacerlo en todo momento utilizando el botón [Imprimir Presup.].
Emitir Anticipo Por Reparación
Una vez que se haya notificado al cliente el importe de la reparación, el MENÚ DE PRESUPUESTOS habilitará las tres siguientes opciones: [Emitir Anticipo], [Presupuesto Aceptado], [Presupuesto Rechazado]. Se explicará aquí la primera opción [Emitir Anticipo] (ver Figura V-7).
Figura V-7 Emitir anticipo
Los datos a completar son los siguientes:
Usuario: Es el nombre del usuario que toma el anticipo de la reparación.
Fecha y Hora: Fecha y hora en que se toma el anticipo (solo a modo informativo).
Nota: Cualquier otro dato de importancia que desee recordar.
Saldo Actual: El importe restante a abonar por la reparación del equipo.
Anticipo: El importe del anticipo que dejará el cliente, predeterminadamente el sistema coloca la mitad del importe total de la reparación, o el importe de los repuestos a utilizar (lo que sea mayor). El importe se redondeará para facilitar el pago.
IVA: Relación frente al IVA del cliente (dependiendo del país la denominación IVA puede cambiar).
Nº de Factura: El número de factura a imprimir.
Condición de Venta: Una de las siguientes condiciones: Contado Efectivo, Cuenta Corriente, Tarjeta de Crédito, Cheque, Dólares, Tarjeta de Débito.
Notas de la Factura: Son las notas que aparecerán al pie de la factura.
Habiendo completado todos los datos procederemos a fijar el estado, lo haremos mediante el botón [Fijar Estado], al realizar esta acción se nos pedirá confirmación para imprimir la factura del anticipo, verifiquemos que la misma tenga el número que se indicó anteriormente.
Hecho esto, el estado de la reparación pasará a ser LISTO PARA REPARAR o FALTAN REPUESTOS, según si se requieren o no, repuestos para realizar la reparación.
Con el botón [Imprimir] podremos imprimir una copia de la factura en cualquier momento, por lo cual si tuvimos algún problema al imprimir la factura podremos utilizar esta herramienta para repetir la operación.
Otro botón habilitado en el MENÚ DE PRESUPUESTOS, luego de haber notificado al cliente el importe de la reparación, es el rotulado [Presupuesto Aceptado] (ver Figura V-8), el mismo se utilizará para aquellos casos en los que queramos omitir el paso de hacer que el cliente deje un anticipo por la reparación (muy utilizado en los casos de clientes frecuentes).
Los datos a completar son:
Usuario: El responsable de la autorización (personal del taller).
Fecha y Hora: Fecha y Hora en que se da la autorización.
Vía E-mail o Vía Fax: Indica si el cliente envió un mail o fax pidiendo que se realice la reparación (recomendado para documentar este procedimiento).
Autoriza: El nombre de la persona que autoriza la reparación.
F. Autorización: La fecha en que se autorizó la reparación.
Nota: Coloque aquí cualquier otro dato importante.
Una vez completado el formulario correctamente se procederá a fijar el estado mediante el botón [Fijar Estado], el cual, como se explicó en el punto anterior, asignará a la reparación uno de los siguientes estados: LISTO PARA REPARAR (si no se pidieron repuestos), o FALTAN REPUESTOS (en caso de que hayamos pedido algún repuesto).
Si se ha emitido un anticipo o se ha aceptado el presupuesto como en este caso, los repuestos necesarios para realizar la reparación son enviados a las planillas de pedido correspondientes donde luego deberán ser pedidos a cada proveedor (para más información sobre el módulo de pedidos consultar el Capítulo XI).
Figura V-8 Presupuesto Aceptado
También tengamos en cuenta que dentro de la ventana de configuración del SAT (a la que entramos yendo a Herramientas -; Configurar desde el menú principal), tenemos la opción "No utilizar los repuestos del stock en las reparaciones, los asignaré manualmente", la cual podemos encontrar dentro de la solapa sistemas. Cuando esta opción esté desmarcada, el sistema retirará automática del stock los repuestos necesarios (solo en caso de que se cuente con stock exacto).
Otro detalle importante a tener en cuenta es el control de los números de serie de los repuestos a utilizar: En la ventana de configuración del sistema SAT tenemos una opción indicada como "Desactivar el control de números de serie de componentes en todo el sistema", si esta opción está desmarcada, y a su vez la opción explicada anteriormente "No utilizar los repuestos del stock en las reparaciones, los asignaré manualmente" también lo está, al momento de que el sistema retire los repuestos del stock, se nos irán solicitando los números de serie de cada uno de ellos para que este dato quede guardado en el sistema y pueda luego ser consultado desde la solapa SERIES de la ventana de Repuestos y Artículos (menú Sistemas -; Repuestos y Artículos).
El último botón habilitado en el MENÚ DE PRESUPUESTOS (luego de haber notificado al cliente el importe de la reparación), es el rotulado [Presupuesto Rechazado] (ver Figura V-9), con el cual se informará al sistema que la orden de reparación ha sido cancelada, más específicamente, que el presupuesto no fue aceptado por el cliente.
Los datos a completar son los mismos vistos en los pasos anteriores:
Usuario Que Confirma el Rechazo: El nombre del usuario que realiza la operación.
Fecha y Hora: Fecha y hora de la operación (solo a modo de consulta).
Nota: Motivo del rechazo o cualquier otro dato de interés.
Al fijar el estado mediante el botón [Fijar Estado] el equipo pasará a quedar como PRES. RECHAZADO, estado desde el cual solo se permitirá cerrar la reparación y entregarla sin reparar.
Figura V-9 Presupuesto rechazado
El fin de la reparación es el paso posterior a la reparación del equipo. El mismo se realiza desde el menú de logística mediante el botón [Fin] (ver Figura V-10). Tengamos en cuenta que para que el sistema nos deje realizar el cierre de la reparación, todos los repuestos asignados y pedidos para el equipo en cuestión, deberán haber sido ingresados en el sistema de pedidos (vayamos a Sistemas -; Pedidos del menú principal del sistema SAT para ingresar los repuestos pedidos). Tengamos en cuenta también que el módulo de pedido de repuestos puede ser deshabilitado, esta acción hará (independientemente de si se han pedido o no repuestos para realizar la reparación), que el sistema permita proceder con el cierre de la reparación aunque los repuestos para realizar la misma no hayan sido procesados en los pedidos. Para deshabilitar el sistema de pedidos vayamos a Herramientas - Configurar del menú principal del sistema SAT y desmarquemos la casilla Activar sistema de pedidos.
Los datos a completar son:
Técnico: Es el nombre del técnico que reparó el equipo.
Fecha y Hora: Fecha y hora de la reparación (colocadas por el sistema).
Nota: Podemos ingresar aquí cualquier dato de importancia.
No se pudo reparar el equipo: Marquemos esta casilla si el equipo no pudo ser reparado (Ej.: Falta de información técnica, repuestos discontinuados, equipos demasiado dañados). Al hacer esto el equipo saldrá sin cargo.
Figura V-10 Fin de la reparación
Como en todos los pasos anteriores el estado se fija con el botón [Fijar Estado], al momento de realizar esta acción el estado de la reparación pasará a ser A PRUEBA, esto quiere decir que el equipo pasará a un estado de comprobación de funcionamiento.
El cierre de la reparación es el paso posterior al período de prueba del equipo, el mismo se realiza desde el menú de logística mediante el botón [Cierre] (ver Figura V-11). Espere a que el equipo esté andando antes de darle cierre a la reparación.
Los datos a completar son:
Técnico: Es el nombre del técnico que reparó el equipo.
Fecha y Hora: Fecha y hora de la reparación (colocadas por el sistema).
Código ISIS-IRIS: El código ISIS de la reparación solo podrá ser asignado si la compañía, bajo la que está ingresada, tiene una tabla de códigos ISIS cargada. Para ingresar el código ISIS presione el botón de la derecha [
] y seleccione las opciones más adecuadas.
Nota: Podemos ingresar aquí cualquier dato de importancia. Es posible configurar el sistema para que las notas de este campo sean tomadas de una lista preexistente, para ello debemos marcar la opción "Utilizar notas predefinidas en el cierre de las reparaciones" que encontraremos en la solapa "Servicios" del panel de configuración del sistema SAT. Si nuestro sistema está configurado para recibir notas predefinidas, este campo podrá desplegarse para ver la lista completa de opciones y seleccionar una. También veremos el botón [] a la derecha de este campo, el cual nos permitirá ir al archivo de opciones preestablecidas para cargar, consultar o modificar nuevas opciones.
Reparación Realizada: Aquí figurará la descripción de la reparación que hayamos cargado en el módulo de cotización, sin embargo, podremos cambiarla en caso de que la misma no se corresponda con la reparación real que se le realizó al equipo. Si estamos utilizando el sistema de reparaciones detalladas, recordemos que haciendo cambios en la descripción de la reparación desde este punto, no variarán los importes por la mano de obra, el sistema entiende que los presupuestos ya han sido entregados y aceptados, por tal motivo no se modifican los costos.
No se pudo reparar el equipo: Marquemos esta casilla si el equipo no pudo ser reparado (Ej.: Falta de información técnica, repuestos discontinuados, equipos demasiado dañados). Al hacer esto el equipo saldrá sin cargo.
Figura V-11 Cierre de la reparación
Como en todos los pasos anteriores el estado se fija con el botón [Fijar Estado], al momento de realizar esta acción el estado de la reparación pasará a ser TERMINADO, esto quiere decir que el equipo está listo para ser retirado. Pero antes faltaría dar el comunicado al cliente.
Una vez terminada y probada la reparación, podremos asentar en sistema la fecha en que se da aviso al cliente de esta novedad. El botón [Aviso] del menú de logística, nos permitirá realizar está acción (ver Figura V-12), al tiempo que se emitirá un e-mail de aviso en caso de que el cliente tenga correo electrónico (para activar el sistema de mailing interno del sistema SAT vayamos a Herramientas -; Configurar del menú principal del sistema y marquemos la casilla Este equipo concentra el sistema de mailing).
Figura V-12 Aviso de reparación terminada
Los datos a completar son:
Usuario: Nombre de la persona que da aviso al cliente.
Fecha y Hora: Fecha y hora del aviso (asignadas por el sistema).
Importe de la Reparación: El total a pagar por la reparación del equipo. Si se dejó un anticipo con anterioridad, aquí figurará lo que resta pagar (no tomar en cuenta para el caso de los equipos en garantía).
Nota: Cualquier otro dato que se desee recordar.
Al fijar el estado [Fijar Estado] el equipo pasará al estado CLIENTE AVISADO, lo que nos indica que el cliente pasará a retirar el equipo en cualquier momento, por lo que deberemos preparar el equipo para su entrega.
Estamos ya en la última instancia del equipo dentro de nuestro taller, el botón [Entrega] del menú de logística nos permitirá realizar la entrega y facturación de la reparación (ver Figura V-13).
Figura V-13 Entrega del equipo
Los datos a completar son:
Usuario: El nombre del usuario que entregará el equipo.
Fecha y Hora: Fecha y hora de la entrega del equipo (asignadas por el sistema y presentadas solo a manera de consulta).
Importe de la Reparación: El total a pagar por la reparación del equipo. Si se dejó un anticipo con anterioridad, aquí figurará lo que resta pagar (no tomar en cuenta para el caso de los equipos en garantía).
Condición de Venta: Una de las siguientes condiciones: Contado Efectivo, Cuenta Corriente, Tarjeta de Crédito, Cheque, Dólares, Tarjeta de Débito.
Cuotas: Indica el número de cuotas en las que se realizará el pago. Para que esta opción esté disponible, el tipo de pago seleccionado debe aceptar pagos en cuotas (vea el Capítulo XXXIX donde se explica cómo realizar este ajuste). Recordemos que al pagar una reparación en cuotas estamos agregando un interés al pago. Para ver cómo están fijados los intereses por pagos en cuotas y modificar los mismos de ser necesario, vayamos a Herramientas -; Coeficientes para Pagos en Cuotas, del menú principal del sistema SAT.
IVA: Indica la relación frente al IVA (impuesto al valor agregado) del cliente y permite discriminar o no el mismo en la factura. El IVA puede tener otra denominación dependiendo del país en el que se esté usando el sistema, para cambiar dicha denominación vayamos a Herramientas -; Datos de mi Empresa del menú principal del sistema SAT.
Punto de Venta: El punto de venta desde el cual se emite la factura.
Nº de Factura: Es el número de la factura de la reparación, en caso de tratarse de un equipo directo.
Notas Internas: Cualquier dato que crea necesario recordar. Esta nota no saldrá en el formulario de entrega ni en la factura.
Notas de la Factura: Notas para el pie de página de la factura.
Al completar los datos y fijar el estado mediante el botón [Fijar Estado] se procederá a imprimir el formulario de entrega o retiro (previo aviso del sistema). El mismo será acompañado por la factura correspondiente en caso de tratarse de la reparación de un equipo directo.
Si hemos seleccionado algún tipo de pago que admita el sistema de pago en cuotas, se desplegará una nueva ventana en la que se presentarán los períodos de vencimiento de cada una de las cuotas y el importe. Podemos modificar la fecha de vencimiento escribiendo en los cuadros de fechas o seleccionando una fecha directamente del calendario (utilizando los botones ubicados a la derecha de cada cuadro [
]). Para continuar simplemente presionemos el botón [Aceptar].
Si la condición de venta es "contado efectivo", se abrirá una nueva ventana titulada "Pago en Efectivo", en donde podremos ingresar el efectivo recibido para que el sistema calcule el vuelto exacto a entregar al cliente.
De corresponder emitir factura, el sistema previamente nos alertará con el siguiente mensaje "¿Desea imprimir la factura ahora?", dándonos tiempo a preparar la impresora con la factura correspondiente.
El botón [Canje] aparecerá habilitado si hemos indicado antes que se debe realizar el cambio de equipo (esto se puede realizar en la etapa de cotización). Al presionar este botón se nos permitirá ingresar los datos del equipo que entregaremos a cambio del defectuoso.
Si tenemos algún problema al momento de la impresión, podremos volver a imprimir los formularios con el botón [Imprimir].
También podemos generar un informe detallado utilizando el botón [Informe detallado] esto emitirá un reporte indicando los datos del cliente, del equipo reparado, la reparación realizada, las partes cambiadas y las personas que intervinieron y en qué fecha.
Fijado este último paso, el equipo pasará al estado ENTREGADO, con lo cual se da por terminado todo el circuito del equipo dentro de nuestro taller.
Todos los estados por los cuales va pasando el equipo dentro de nuestro taller, van quedando registrados en el sistema con sus respectivas fechas, ver cada estado y calcular los tiempos entre uno y otro puede resultar poco práctico, por lo cual se incluyó en el sistema SAT una herramienta que nos permite, en un solo vistazo, ver la evolución de la reparación y calcular los tiempos entre cada estado. Para acceder a esta herramienta tenemos el botón [Organigrama] (ver Figura V-14), el cual se ubica en la parte inferior de la columna de botones del menú de logística.
Arrastrando el Mouse sobre las cajas del cuadro, se mostrará información complementaria de cada estado, como por ejemplo; el nombre de la persona que intervino en ese punto.
El organigrama solo estará completo cuando el equipo se haya entregado, y debe terminar en ese estado, en caso contrario, estará pendiente por algún motivo.
La forma de leer el organigrama es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, los días expresados entre las cajas del diagrama son resultados parciales entre las fechas contempladas, el total debe ser contabilizado separadamente y el mismo no se muestra en dicho diagrama.
Figura V-14 Organigrama
Dependiendo de si se trata de una reparación directa, o en garantía o si se han tomado anticipos o pasado presupuestos, etc. el cuadro puede variar y presentarse de varias formas para mostrar correctamente los estados por los que ha pasado el equipo.
En la esquina inferior derecha de la solapa Organigrama, veremos el botón [Gráfico de Evolución], el cual nos mostrará de forma clara los tiempos empleados en la reparación de un equipo a lo largo de los diferentes estados que fue tomando dentro de nuestro taller (ver Figura V-15).
Cuando ingresemos por primera vez, automáticamente se mostrará un gráfico en forma de líneas mostrando en el eje X los diferentes estados y en el eje Y los días transcurridos, las dos líneas que recorren el gráfico corresponden a la línea de tiempo parcial (tiempo entre dos estados) y la línea de tiempo total (tiempo entre el primer estado y el punto actual).
Utilizando el control de la parte inferior de la ventana podremos cambiar el tipo de gráfico para obtener otros tipos de visualización.
Figura V-14 Gráfico de evolución
Podremos elegir entre una gran variedad de tipos de gráficos:
· Columnas 3D
· Áreas 3D
· Torta 3D
· Líneas 3D
· Columnas
· Columnas Apiladas
· Barras
· Barras Apiladas
· Torta
· Líneas
· Rosca
· Radial
· Dispersión
Los gráficos se actualizan automáticamente con solo cambiar el tipo de gráfico. La flecha verde [], ubicada a la derecha del cuadro de selección de tipo de gráfico, nos enviará a la ventana de edición avanzada, en la cual podremos realizar una gran variedad de tareas sobre el gráfico que hemos creado:
· Agregar filas y columnas
· Copias los datos
· Seleccionar gráficos avanzados
· Cambiar fuentes y colores
· Copiar el gráfico y pegarlo en un documento Word®, Excel®, Paint®, etc.
· Imprimir desde Word®, Excel®, Paint®, etc.
Los datos del gráfico obtenido también pueden ser enviados a Excel® con el botón [
Excel], ubicado en la parte inferior de la pantalla.
La casilla Mostrar Leyenda, presentará en pantalla una lista de los colores utilizados en el gráfico y que representa cada uno de ellos.
Nota: Tengamos en cuenta que las acciones explicadas en este capítulo solo podrán ser realizadas con los accesos apropiados. El sistema nos advertirá cuando una acción no puede ser realizada con su nivel de acceso o simplemente se bloqueará la herramienta para proteger los datos.
+54(911)2842-9595
+54(911)28429595
info@satnetwork.com.ar
fb.com/satnetwork
@satnetwork